Управляйте домашним проектом с помощью технологий

Готовы начать новый домашний проект? Обновить старую кухню современными шкафами и техникой? Заменить плитку с плесенью в ванной на блестящий итальянский мрамор? Хотите уложиться в сроки и в бюджет? Тогда мало найти хорошего подрядчика — нужно ещё и использовать правильную методологию и инструменты управления проектом!

Начнём с методологии. Чтобы управлять домашним проектом, не обязательно быть сертифицированным PMP (Project Management Professional). В большинстве случаев задача не такая уж сложная. Всё, что нужно, — определить цель, составить список необходимых работ, расставить задачи в правильном порядке, следить за их ходом и время от времени корректировать план, пока работа не будет завершена.

Поскольку порой «дьявол кроется в деталях», важно правильно разбить «что нужно сделать» на составляющие. Планирование всегда стоит начинать с крупных блоков работ, которые затем делятся на более мелкие и удобные для управления части. Лучше всего показать эту методологию на примере реального домашнего проекта.

Пример: обновление домашней кухни

Главная цель — получить «кухню мечты». Она задаёт конечный результат, к которому вы стремитесь. Очень важно описать цель как можно яснее!

Шаг 1: план верхнего уровня

План верхнего уровня перечисляет все основные работы, которые нужно выполнить для достижения цели проекта. Для обновления кухни обычно это следующие этапы:

Спроектировать новую кухню
Заказать новую кухню
Демонтировать старую кухню
Собрать и установить новую кухню

Довольно просто и понятно, не так ли? Возможно. Но в большинстве случаев вам придётся привлечь нескольких подрядчиков и несколько поставщиков, учесть наличие товаров и сроки доставки. Материалы нужно где-то хранить на объекте, а ещё куда-то девать мусор после демонтажа старой кухни… Все эти детали мы встроим в четыре основные задачи выше. Чтобы отслеживать все эти мелочи, нам понадобится помощь технологий — то есть приложение для вашего домашнего проекта. Например, программа для управления задачами.

Сегодня на рынке много удобных и функциональных инструментов для управления задачами и проектами. Не так важно, какой из них выбрать, лишь бы он подходил именно вам. Вот несколько типичных требований к программе для проекта вроде «замены кухни»:

Учёт задач по времени, деньгам и материалам
Возможность разбивать крупные работы на более мелкие, удобные для управления задачи
Назначение исполнителей
Зависимости между задачами (например, нельзя установить шкафы, пока их не доставили)
Контроль графика: возможность сдвигать отдельные задачи или целые группы вперёд и назад
Мобильность (инструмент должен быть под рукой «на ходу»)

Шаг 2: детальное планирование

Когда инструмент выбран, займёмся нашими крупными этапами и разобьём их на более мелкие задачи. Сначала нужен проект — создадим его в iCloud (чтобы иметь доступ и с iPhone в дороге, и с большого iPad дома). Как будет выглядеть наша кухня, мы пока не знаем, но решили, что возьмём шкафы Lowe’s Latitude, а значит, можем легко представить, что она будет выглядеть как в каталоге на их сайте! Далее создадим основные этапы, которые перечислили выше:

Новый проект

Этот и другие проекты

Четыре основных этапа

Точно сколько займёт каждый этап, мы пока не знаем, но общее представление есть. На выбор дизайна новой кухни, вероятно, уйдёт пара дней. Заказ и доставка обычно занимают ещё неделю, демонтаж старой кухни — не больше нескольких дней, и наконец сборка и установка — около 1–2 недель. Обновим даты и посмотрим на этапы в виде диаграммы (в управлении проектами её называют диаграммой Ганта, Gantt Chart):

Когда вы используете приложение для домашнего проекта, достаточно дважды нажать на строку задачи, чтобы наглядно изменить её длительность или сдвинуть её по шкале времени. Помимо примерной оценки сроков основных этапов, мы можем сделать несколько допущений, которые помогут быстрее завершить проект и эффективнее использовать ресурсы:

Некоторые работы нельзя начать, пока не закончены другие (например, нельзя оформить заказ, пока не выбран дизайн, и нельзя начать установку, пока не демонтированы старые шкафы)
Некоторые работы можно выполнять одновременно (например, можно демонтировать старые шкафы, пока ждёшь доставки новых)

На диаграмме Ганта такие связи и наложения легко увидеть. Для любой работы можно указать одну или несколько других, которые ей предшествуют и могут блокировать её начало или завершение. Стрелки на диаграмме показывают эти зависимости.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: у каждой задачи или этапа есть две временные характеристики: дата и время начала и окончания, а также общая длительность. Задача может длиться неделю (например, с понедельника до понедельника), но на её фактическое выполнение может потребоваться всего 4 часа. Это значит, что эти 4 часа можно потратить в любое время между датой начала и окончания. Вот полный список атрибутов задачи или этапа, которые можно использовать при планировании:

Подробности и свойства задачи / этапа

Основные этапы готовы. Теперь разобьём их на более мелкие задачи. Общее правило: двигаться от крупных этапов к средним, а затем к мелким. Разобьём каждый из четырёх этапов на задачи следующего уровня. На этапе планирования задач немного (мы решили обновить плитку, шкафы, цвет стен и освещение; сантехнику тоже заменим, но оставим на прежних местах — так что переносить трубы не придётся):

Меняйте масштаб диаграммы Ганта, чтобы увидеть больше деталей

С заказом всё более-менее просто, но нужно помнить о нескольких вещах:

Обращайте внимание на каждую мелочь при заказе — менеджер, оформляющий заказ, не умеет читать мысли. Если вам привезут не совсем то, что нужно, придётся потратить время и нервы на повторный заказ или исправления
Срок доставки может немного отличаться от названного — учитывайте такую возможность
Подготовьте место для хранения — убедитесь, что условия хранения подходят для товаров (например, не слишком влажно)
Единственное, что нельзя заказать, пока не установлены нижние шкафы, — это столешница. Можно заранее найти подходящую плиту и отложить её, но точные замеры возможны только после того, как нижние шкафы (базовые тумбы) установлены и закреплены.

Закажите все товары и отслеживайте доставку

Когда заказы оформлены, вы примерно знаете, когда привезут товары. Значит, можно начинать демонтаж старой кухни. Помните: демонтаж — это не только снятие и утилизация навесных и нижних шкафов! Придётся также вынести тяжёлые предметы (старые столешницы, технику) и организовать их вывоз и утилизацию. Это может потребовать времени, усилий и дополнительных денег! Вывоз техники можно совместить с доставкой новой. Большинство поставщиков предлагают забрать и вывезти старую технику (некоторые делают это бесплатно).

Растяните демонтажные работы по времени, если у вас всего одна бригада

Следующий этап — собственно строительство. Начинать нужно с самой грязной и пыльной работы. Логично начать с выравнивания потолка и стен (потребуется много шлифовки). Затем можно усилить фанерный пол цементной плитой. Далее — покраска потолка и стен. Потом укладка плитки. И наконец, установка и покраска плинтуса.

Теперь очередь шкафов. Логично начать с навесных: их проще монтировать, когда внизу нет мешающих нижних шкафов. В некоторых случаях перед установкой навесных шкафов нужно провести проводку для подсветки (под шкафами) и вентиляционный канал (для вытяжки над варочной панелью). Следом — нижние шкафы. Как и в случае с навесными, сначала убедитесь, что вся сантехника и электропроводка для техники подведены.

Когда нижние шкафы установлены и выровнены, пора вызывать специалистов по камню — для замеров под столешницу. Надеемся, плита уже выбрана, и им остаётся только выполнить распил…

Используйте древовидное представление, чтобы добавлять задачи в одну ветку

Дополнительная группировка поможет держать задачи в порядке

Последний шаг планирования — указать стоимость товаров, которые нужно купить, или услуг подрядчиков с учётом оплаты труда.

Шаг 3: назначение исполнителей

План готов — пора его выполнять. Первая часть выполнения — назначить исполнителей. Каждая задача должна быть закреплена за человеком или компанией, ответственной за её выполнение.

Назначьте задачу человеку / дату, когда он свободен

Шаг 4: выполнение проекта

После назначения исполнителей нужно следить за ходом работ — и приложение для домашнего проекта здесь очень поможет. Когда вы меняете прогресс, скажем, с 0 до 50%, можно также автоматически обновлять фактически затраченные время, деньги и материалы. Или менять их вручную, если они напрямую не связаны с процентом выполнения:

Время связано с выполнением; стоимость — нет

Лучше всего процент выполнения задачи виден на диаграмме Ганта. Она показывает выполнение как отдельных задач, так и целых групп (на основе их дочерних задач и подгрупп). Помимо выполнения, нужно контролировать бюджет (деньги, потраченные на материалы и работу) и время (чтобы точно знать, что вы «идёте по графику»)!

Процент выполнения

Потраченное время

Общий прогресс проекта

Шаг 5: завершение и список недоделок

В конце любого строительного проекта с участием подрядчиков (будь то постройка нового дома или просто обновление кухни) есть один важный этап — список недоделок (punchlist). Это договорной способ заказчика сообщить подрядчикам, что сделано не так, и добиться исправления. Обычно заказчик вместе с подрядчиком обходит объект и фиксирует (будем надеяться, мелкие) дефекты и недочёты, которые нужно устранить. Главное — задокументировать их все как можно подробнее, с фотографиями.

Этап списка недоделок

Подробности пункта 1

Подробности пункта 2

Надеемся, теперь у вас кухня мечты! И надеемся, что помогли вам, показав, как использовать приложение для домашнего проекта!