기술로 우리 집 프로젝트 관리하기

새로운 집 프로젝트를 시작할 준비가 되셨나요? 낡은 주방을 현대적인 캐비닛과 가전으로 바꾸고 싶으신가요? 욕실의 곰팡이 핀 타일을 반짝이는 이탈리아산 대리석으로 교체하고 싶으신가요? 일정과 예산을 모두 지키고 싶으신가요? 좋은 시공업체를 고르는 것만으로는 충분하지 않습니다. 올바른 프로젝트 관리 방법론과 도구도 함께 활용하세요!

먼저 방법론부터 살펴볼게요. 집 프로젝트를 관리하는 데 공인 PMP(Project Management Professional) 자격증까지 필요하지는 않습니다. 대부분의 경우 그렇게 복잡하지 않으니까요. 목표를 정하고, 해야 할 일을 나열하고, 그 일들을 올바른 순서로 배치한 뒤, 진행 상황을 꾸준히 확인하면서 작업이 끝날 때까지 때때로 계획을 조정하면 됩니다.

때로는 “악마는 디테일에 있다”고 하죠. 그래서 “해야 할 일”을 제대로 세분화하는 것이 중요합니다. 계획은 항상 큰 덩어리의 작업에서 시작해서, 이를 더 작고 다루기 쉬운 단위로 나누어 가야 합니다. 이 방법론은 실제 집 프로젝트를 예로 들어 설명하는 것이 가장 좋습니다.

활용 사례: 집 주방 업그레이드

주된 목표는 “꿈의 주방”을 갖는 것입니다. 이것이 프로젝트가 끝났을 때 원하는 최종 결과를 정해 줍니다. 목표는 가능한 한 명확하게 적어 두는 것이 중요합니다!

1단계: 큰 틀의 계획

큰 틀의 계획에는 프로젝트 목표를 달성하기 위해 해야 하는 주요 활동을 모두 나열합니다. 주방 업그레이드라면 보통 다음과 같은 주요 활동이 있습니다.

새 주방 설계
새 주방 주문
기존 주방 철거
새 주방 제작/설치

꽤 간단하고 명료하죠? 아마도 그럴 겁니다. 하지만 대부분은 여러 시공업체와 여러 공급업체가 관련되고, 자재 재고와 배송 시간도 고려해야 합니다. 자재를 현장 어딘가에 보관해야 하고, 낡은 것을 뜯어낸 폐기물도 처리해야 하죠… 이 모든 세부 사항을 위의 네 가지 주요 작업 안에 담아낼 것입니다. 이 작은 조각들을 모두 추적하려면 기술의 도움이 필요합니다. 즉, 집 프로젝트를 위한 앱을 사용해야 합니다. 예를 들면 작업 관리 소프트웨어가 있습니다.

요즘 시장에는 훌륭하고 기능이 풍부한 작업/프로젝트 관리 도구가 많이 나와 있습니다. 내 상황에 잘 맞기만 하다면 어떤 것을 쓰든 크게 중요하지 않습니다. “주방 교체” 같은 프로젝트용 소프트웨어에 일반적으로 필요한 요건은 다음과 같습니다.

시간, 비용, 자재 기준으로 작업을 추적할 수 있을 것
큰 활동을 관리하기 쉬운 작은 작업으로 세분화할 수 있을 것
담당자를 지정할 수 있을 것
작업 간 의존 관계를 설정할 수 있을 것 (예: 캐비닛이 도착하기 전에는 설치할 수 없음)
일정을 제어할 수 있을 것 – 개별 작업이나 그룹 전체를 앞뒤로 옮길 수 있어야 함
모바일 환경에서 사용할 수 있을 것 (이동 중에도 쓸 수 있는 도구)

2단계: 세부 계획 수립

도구를 골랐다면, 큰 활동들을 더 작고 관리하기 쉬운 작업으로 나누어 보겠습니다. 먼저 프로젝트가 필요하니 iCloud에 저장되는 프로젝트를 하나 만들어 볼게요. 그러면 외출 중에는 iPhone으로, 집에서는 큰 화면의 iPad로 접근할 수 있습니다. 주방이 어떤 모습이 될지는 아직 모르지만, Lowe’s의 Latitude 캐비닛을 쓰기로 했다고 가정해 봅시다. 그러면 웹사이트 카탈로그에 나온 것과 비슷한 모습이 될 거라고 쉽게 예상할 수 있겠죠! 다음으로 위에서 나열한 주요 활동을 만들어 보겠습니다.

새 프로젝트

이 프로젝트와 다른 프로젝트들

네 가지 주요 활동

각 활동에 정확히 얼마나 걸릴지는 아직 모르지만 대략적인 감은 있습니다. 새 주방 디자인을 확정하는 데는 아마 며칠 걸릴 것입니다. 주문과 배송은 보통 일주일 정도 더 걸리고, 기존 주방 철거는 며칠이면 되며, 마지막으로 제작과 설치는 1~2주 정도 걸립니다. 이 일정을 입력하고, 활동들을 그래프 형태(프로젝트 관리에서 말하는 Gantt 차트)로 살펴볼까요?

집 프로젝트를 위한 앱을 사용하면 작업 줄을 두 번 탭해서 기간을 시각적으로 수정하거나 타임라인을 따라 옮길 수 있습니다. 주요 활동의 대략적인 소요 시간 외에도, 프로젝트를 더 빨리 끝내고 자원을 더 효율적으로 쓰는 데 도움이 되는 몇 가지 가정을 세울 수 있습니다.

일부 활동은 다른 활동이 끝나기 전에는 시작할 수 없습니다 (디자인을 확정하기 전에는 주문할 수 없고, 기존 캐비닛을 철거하기 전에는 설치를 시작할 수 없는 것처럼요)
일부 활동은 다른 활동과 동시에 진행할 수 있습니다 (새 캐비닛이 배송되기를 기다리는 동안 기존 캐비닛을 철거할 수 있는 것처럼요)

Gantt 차트에서는 이런 연결 관계와 겹치는 구간을 쉽게 확인할 수 있습니다. 한 활동에 대해 시작이나 완료를 막을 수 있는 선행 활동을 하나 이상 지정할 수 있고, 차트의 화살표가 이러한 의존 관계를 보여 줍니다.

참고: 각 작업이나 활동에는 시간과 관련된 두 가지 변수가 있습니다. 시작/종료 일시와 총 소요 시간(Duration)입니다. 작업 기간이 일주일(예: 월요일부터 다음 월요일까지)이어도 실제로 필요한 작업 시간은 4시간뿐일 수 있습니다. 이 4시간은 시작과 종료 일시 사이 어느 때든 사용할 수 있다는 뜻입니다. 계획을 세울 때 활용할 수 있는 작업/활동 속성의 전체 목록은 다음과 같습니다.

작업/활동 상세 정보와 속성

이제 주요 활동이 준비되었습니다. 이를 더 작은 작업으로 세분화할 차례입니다. 일반적인 원칙은 큰 활동에서 중간, 그리고 작은 활동 순으로 나누어 가는 것입니다. 네 가지 활동을 각각 다음 단계의 작업으로 나누어 봅시다. 계획 단계에서는 작업이 몇 가지뿐입니다. 타일, 캐비닛, 벽 색상, 조명을 업그레이드하기로 했고, 배관 기구도 교체하지만 위치는 그대로 유지하므로 배관을 옮기는 작업은 필요하지 않습니다.

Gantt 눈금을 바꿔서 더 자세히 보기

주문은 비교적 간단하지만 몇 가지는 꼭 기억해야 합니다.

주문할 때는 아주 작은 부분까지 꼼꼼히 확인하세요. 주문을 받는 담당자가 여러분의 마음을 읽을 수는 없습니다. 필요한 것과 조금이라도 다른 제품을 받으면 재주문이나 수정 과정에서 시간도 더 들고 골치도 아파집니다.
배송 시간은 안내받은 것과 조금 다를 수 있으니 이런 가능성을 감안하세요.
자재를 보관할 장소를 미리 준비하고, 보관 환경이 제품 사양에 맞는지(너무 습하지 않은지 등) 확인하세요.
하부 캐비닛이 설치되기 전에는 주문할 수 없는 것이 하나 있는데, 바로 상판입니다. 적당한 슬래브를 찾아 보류해 둘 수는 있지만, 실제 치수 측정은 하부(베이스) 캐비닛을 설치하고 고정한 뒤에야 할 수 있습니다.

모든 품목을 주문하고 배송 추적하기

주문이 끝나면 자재가 언제 도착할지 거의 알 수 있습니다. 그러면 기존 주방 철거를 시작할 수 있죠. 철거는 단순히 상부 및 하부 캐비닛을 떼어내 버리는 것만이 아니라는 점을 기억하세요! 무거운 물건(낡은 상판, 가전제품)도 떼어내야 하고, 이를 운반하고 폐기할 방법도 따로 마련해야 합니다. 시간과 노력, 추가 비용이 들 수 있습니다! 가전제품은 새 제품 배송 일정에 맞춰 함께 처리하는 것이 좋습니다. 대부분의 공급업체는 기존 가전제품을 수거해 가는 서비스를 제공하며, 무료로 해 주는 곳도 있습니다.

작업팀이 하나뿐이라면 철거 작업을 나누어 배치하세요

다음 단계는 실제 시공입니다. 가장 지저분하고 먼지가 많이 나는 작업부터 시작해야 합니다. 천장과 벽의 평탄 작업부터 시작하는 것이 좋습니다(샌딩 작업이 많이 필요합니다). 그다음에는 바닥 합판을 시멘트 보드로 보강할 수 있습니다. 이어서 천장과 벽을 페인트칠하고, 타일을 설치합니다. 마지막으로 걸레받이를 설치하고 페인트칠합니다.

이제 캐비닛 차례입니다. 상부 캐비닛부터 시작하는 것이 좋은데, 하부 캐비닛이 아래 공간을 막고 있지 않아야 설치하기 쉽기 때문입니다. 경우에 따라서는 상부 캐비닛을 설치하기 전에 조명 배선(캐비닛 하부 조명용)과 환기 덕트 작업(쿡탑 배기용)을 먼저 해야 합니다. 그다음은 하부 캐비닛입니다. 상부 캐비닛과 마찬가지로, 먼저 모든 배관과 가전제품 배선 및 기초 작업이 완료되어 있는지 확인해야 합니다.

하부 캐비닛을 설치하고 수평을 맞췄다면, 상판 치수를 재러 화강석 업체를 부를 차례입니다. 이미 슬래브를 골라 두었다면 업체는 절단만 하면 되겠죠…

트리 보기로 같은 가지에 작업 추가하기

추가 그룹을 활용해 작업을 깔끔하게 정리하기

계획의 마지막 단계는 구매해야 하는 품목이나 인건비가 포함된 시공업체 서비스의 비용을 입력하는 것입니다.

3단계: 담당자 지정

계획이 완성되었으니 이제 실행할 차례입니다. 실행의 첫 부분은 담당자를 지정하는 것입니다. 각 작업은 그 일을 책임질 사람이나 업체에 배정되어야 합니다.

작업을 담당자와 가능한 날짜에 배정하기

4단계: 프로젝트 실행

담당자를 지정했다면 실행 진행 상황을 추적해야 하는데, 집 프로젝트를 위한 앱을 사용하면 훨씬 편합니다. 진행률을 예를 들어 0%에서 50%로 바꾸면, 작업에 사용된 실제 시간, 비용, 자재도 자동으로 업데이트할 수 있습니다. 진행률과 직접 연동되지 않는 항목은 수동으로 바꿀 수도 있습니다.

시간은 진행률과 연동, 비용은 연동 안 됨

작업 진행률을 확인하기에 가장 좋은 보기는 Gantt 차트입니다. 개별 작업뿐 아니라 그룹 전체의 진행률도 (하위 작업과 하위 그룹을 기준으로) 보여 줍니다. 진행률 외에도 예산(자재비와 인건비로 쓴 금액)과 시간(“일정대로” 가고 있는지 확인하기 위해)을 관리해야 합니다!

진행률

소요 시간

전체 프로젝트 진행률

5단계: 마무리와 펀치리스트

시공업체가 참여하는 모든 건설 프로젝트(새 집을 짓든 주방만 업그레이드하든)에는 마지막에 중요한 단계가 하나 있습니다. 바로 펀치리스트입니다. 펀치리스트는 프로젝트 소유주가 시공업체에게 제대로 끝나지 않은 부분을 알리고 수정을 요구하는 계약상의 절차입니다. 보통 소유주가 시공업체와 함께 현장을 돌아보며 (대개는 사소하길 바라는) 결함이나 미흡한 부분을 기록하고, 이를 수정하도록 요청합니다. 핵심은 모든 항목을 가능한 한 자세히, 사진과 함께 기록해 두는 것입니다.

펀치리스트 단계

항목 1 상세 정보

항목 2 상세 정보

이제 꿈에 그리던 주방을 갖게 되셨기를 바랍니다! 그리고 집 프로젝트를 위한 앱을 활용하시는 데 이 글이 도움이 되었기를 바랍니다!