Gerencie o seu projeto de reforma com a ajuda da tecnologia

Pronto para começar um novo projeto em casa? Renovar a cozinha antiga com armários e eletrodomésticos modernos? Tirar os azulejos mofados do banheiro e colocar um brilhante mármore italiano? Quer cumprir o prazo e o orçamento? Então não basta contratar um bom profissional: é preciso também usar uma metodologia e ferramentas adequadas de gerenciamento de projetos!

Vamos começar pela metodologia. Você não precisa ser um PMP (Project Management Professional) certificado para gerenciar o seu projeto de casa. Afinal, na maioria dos casos ele não é tão complexo. Tudo o que você precisa é definir um objetivo, listar o que precisa ser feito, colocar essas tarefas na ordem certa, acompanhar o progresso e fazer alguns ajustes no plano de tempos em tempos, até o trabalho ficar pronto.

Como às vezes “o diabo mora nos detalhes”, é importante decompor bem o “que precisa ser feito”. O planejamento deve sempre começar pelos grandes blocos de trabalho, que depois são divididos em partes menores e mais fáceis de gerenciar. A melhor forma de ilustrar essa metodologia é usar como exemplo um projeto real de casa.

Caso prático: reformar a cozinha de casa

O objetivo principal é ter a “cozinha dos sonhos”. Isso define a meta final: o que você quer ter ao término do projeto. É importante descrever o objetivo da forma mais clara possível!

Etapa 1: Plano geral

O plano geral lista todas as grandes atividades que precisam ser feitas para atingir o objetivo do projeto. No caso da reforma de uma cozinha, geralmente são estas as atividades principais:

Projetar a nova cozinha
Encomendar a nova cozinha
Remover a cozinha antiga
Montar/instalar a nova cozinha

Bem simples e direto, não é? Provavelmente. Mas, na maioria dos casos, você vai precisar envolver vários profissionais e vários fornecedores, e considerar a disponibilidade dos produtos e os prazos de entrega. Os materiais precisam ser guardados em algum lugar da obra, assim como o entulho da retirada das coisas velhas… Todos esses são detalhes que vamos incorporar às quatro atividades principais acima. Para acompanhar todas essas pequenas partes, precisaremos da ajuda da tecnologia – ou seja, você precisa usar um app para o seu projeto de casa. Por exemplo, um software de gerenciamento de tarefas.

Hoje existem muitas ferramentas boas e completas de gerenciamento de tarefas e projetos no mercado. Não importa tanto qual você escolhe, desde que atenda ao seu caso. Veja alguns requisitos típicos de um software para um projeto do tipo “trocar a cozinha”:

Acompanhar tarefas por tempo, dinheiro e materiais
Permitir dividir grandes atividades em tarefas menores e mais gerenciáveis
Permitir atribuir responsáveis
Permitir tornar tarefas interdependentes (exemplo: não dá para instalar os armários antes de eles serem entregues)
Dar controle sobre o cronograma – por exemplo, mover tarefas individuais ou grupos inteiros para frente e para trás
Ser móvel (ou seja, ferramentas disponíveis “em qualquer lugar”)

Etapa 2: PLANEJAMENTO DETALHADO

Depois de escolher a ferramenta, vamos trabalhar com as nossas grandes atividades e dividi-las em tarefas menores e mais gerenciáveis. Primeiro precisamos de um projeto – vamos criar um armazenado no iCloud (assim podemos acessá-lo pelo iPhone na rua e também pelo nosso iPad maior em casa). Ainda não sabemos como será a nossa cozinha, mas decidimos usar os armários Latitude da Lowe’s – e, portanto, podemos prever facilmente que ela ficará parecida com as fotos do catálogo no site deles! Em seguida, vamos criar as atividades principais que listamos acima:

Novo projeto

Este e outros projetos

Quatro atividades principais

Ainda não sabemos exatamente quanto tempo cada atividade vai levar, mas temos uma ideia geral. Para definir o projeto da nova cozinha, provavelmente vamos gastar uns dois dias. A encomenda e a entrega costumam levar mais uma semana, a demolição da cozinha existente não deve passar de alguns dias e, por fim, a montagem e a instalação levam cerca de 1 a 2 semanas. Vamos atualizar essas datas e ver as atividades em forma de gráfico (ou, como se chama em gerenciamento de projetos, Gráfico de Gantt):

Quando você usa o app no seu projeto de casa, pode tocar duas vezes na linha de uma tarefa para editar visualmente a sua duração ou movê-la ao longo da linha do tempo. Além da estimativa aproximada de tempo das atividades principais, também podemos ter algumas premissas que ajudam a concluir o projeto mais rápido e a usar os recursos com mais eficiência:

Algumas atividades não podem começar antes que outras terminem (por exemplo, você não pode fazer o pedido antes de decidir o projeto, nem começar a instalação antes de remover os armários antigos)
Algumas atividades podem acontecer ao mesmo tempo que outras (por exemplo, você pode começar a demolir os armários antigos enquanto espera a entrega dos novos)

No gráfico de Gantt, esses vínculos e sobreposições aparecem com facilidade. Para uma atividade, você pode definir uma ou mais predecessoras, que podem bloquear o seu início ou término. As setas no gráfico representam essas dependências.

OBSERVAÇÃO: para cada tarefa ou atividade existem duas variáveis relacionadas a tempo: a data/hora de Início e de Término, e a Duração total. Uma tarefa pode durar uma semana (por exemplo, de segunda a segunda), mas o tempo real necessário para executá-la pode ser de apenas 4 horas. Isso significa que essas 4 horas podem ser usadas em qualquer momento entre a data/hora de Início e a de Término. Esta é a lista completa de atributos de tarefas/atividades que você pode usar no seu planejamento:

Detalhes e propriedades da tarefa / atividade

As atividades principais já estão definidas. Estamos prontos para dividi-las em tarefas menores. Uma regra prática é ir da atividade maior para a média e depois para a pequena. Vamos desdobrar cada uma das nossas quatro atividades no próximo nível de tarefas. Na parte de planejamento são poucas tarefas (decidimos trocar o revestimento, os armários, as cores das paredes e a iluminação; as peças hidráulicas também serão trocadas, mas ficarão nos mesmos lugares – ou seja, não será preciso mudar a tubulação):

Mude a escala do Gantt para ver mais detalhes

A encomenda é mais ou menos direta, mas você precisa lembrar de algumas coisas:

Preste atenção em cada pequeno detalhe ao fazer o pedido – o atendente que registra a sua encomenda não lê pensamentos. Se você receber itens diferentes do que precisava, haverá tempo extra e dor de cabeça para refazer ou corrigir o pedido
O prazo de entrega pode ser um pouco diferente do informado – considere essa possibilidade
Prepare o local onde os itens ficarão guardados – verifique se as condições de armazenamento atendem às especificações dos itens (sem excesso de umidade, etc.)
Uma peça que você não pode encomendar sem os armários inferiores já instalados é a bancada. Você pode se dar tempo para encontrar a pedra certa e reservá-la, mas as medidas finais só podem ser feitas depois que os armários inferiores (base) estiverem instalados e fixados.

Encomende todos os itens e acompanhe a entrega

Com os pedidos feitos, você já sabe mais ou menos quando os itens vão chegar. Então pode começar a demolir a cozinha antiga. Lembre-se de que demolir não é só retirar e descartar os armários superiores e inferiores! Você também vai precisar remover itens pesados (bancadas antigas, eletrodomésticos) e contratar o transporte e o descarte adequados. Isso pode exigir tempo, esforço e dinheiro extra! No caso dos eletrodomésticos, vale sincronizar com a entrega dos novos. A maioria dos fornecedores oferece a opção de retirar e levar embora os aparelhos antigos (alguns fazem isso de graça).

Distribua as atividades de remoção se você tiver só uma equipe

A próxima fase é a obra em si. É preciso começar pelo trabalho mais sujo e empoeirado. Faz sentido começar pelo nivelamento do teto e das paredes (com muito lixamento). Depois, você pode reforçar o compensado do piso com placa cimentícia. Em seguida vem a pintura do teto e das paredes. Depois, a colocação dos azulejos. Por último, instalar e pintar o rodapé.

Agora é a hora dos armários. Faz sentido começar pelos armários superiores, pois é mais fácil instalá-los sem a parte de baixo bloqueada pelos armários inferiores. Em alguns casos, é preciso fazer antes a fiação da iluminação (para as luzes sob os armários) e a instalação do duto de ventilação (para o exaustor do cooktop). Depois, os armários inferiores. Assim como nos superiores, primeiro é preciso garantir que toda a parte hidráulica e as instalações elétricas dos eletrodomésticos estejam prontas.

Com os armários inferiores instalados e nivelados, é hora de chamar o pessoal do granito para medir a bancada. Com sorte, você já escolheu a pedra e eles só precisam fazer o corte…

Use a visualização em árvore para adicionar tarefas do mesmo ramo

Use agrupamentos extras para manter as tarefas organizadas

A última etapa do planejamento é definir os custos dos itens que precisam ser comprados ou dos serviços de profissionais, com a mão de obra.

Etapa 3: Atribuições

O plano está pronto – agora é hora de executá-lo. A primeira parte da execução é atribuir responsáveis. Cada tarefa deve ser atribuída a uma pessoa ou empresa responsável por executá-la.

Atribua a tarefa a uma pessoa / data em que esteja disponível

Etapa 4: Execução do projeto

Depois das atribuições, você precisará acompanhar o progresso da execução, e isso fica mais fácil quando você usa o app no seu projeto de casa. Ao alterar o progresso, digamos de 0 para 50%, você também pode atualizar automaticamente o tempo, o dinheiro e os materiais realmente gastos na tarefa. Ou alterá-los manualmente, caso não estejam diretamente ligados ao percentual de conclusão:

Tempo vinculado à conclusão; custo não

A melhor visualização para ver o percentual de conclusão de uma tarefa é o gráfico de Gantt. Ele mostra a conclusão de cada tarefa, assim como de grupos inteiros (com base nas tarefas e subgrupos que fazem parte deles). Além da conclusão, você também precisa controlar o orçamento (dinheiro gasto com itens e mão de obra) e o tempo (para ter certeza de que está “dentro do cronograma”)!

Percentual de conclusão

Tempo gasto

Conclusão geral do projeto

Etapa 5: Conclusão e lista de pendências

No final de toda obra que envolve prestadores de serviço (seja a construção de uma casa nova ou apenas a reforma de uma cozinha), existe uma fase importante: a lista de pendências (punchlist). Ela é a forma contratual de o dono da obra dizer aos profissionais o que não foi feito direito e pedir que seja corrigido. Normalmente, a lista de pendências envolve uma vistoria do dono junto com o responsável pela obra e o registro dos defeitos e imperfeições (que esperamos que sejam pequenos) a serem corrigidos. O ponto crítico é documentar todos eles com o máximo de detalhes possível, junto com fotos.

Fase da lista de pendências

Detalhes do item 1

Detalhes do item 2

Esperamos que agora você tenha a cozinha dos seus sonhos! E esperamos ter ajudado você a usar um app no seu projeto de casa!