Gestiona el teu projecte de reforma de la llar amb tecnologia

Estàs a punt de començar un nou projecte a casa? Renovar la cuina vella amb armaris i electrodomèstics moderns? Treure les rajoles amb floridura del bany i posar-hi marbre italià reluent? Vols complir els terminis i el pressupost? Assegura’t que no només tries un bon contractista, sinó que també fas servir una metodologia i unes eines de gestió de projectes adequades!

Comencem per la metodologia. No cal ser un PMP (Project Management Professional) certificat per gestionar el teu projecte de casa. Al cap i a la fi, en la majoria dels casos no és tan complex. Només cal fixar un objectiu, llistar què s’ha de fer, ordenar aquestes tasques correctament, fer-ne el seguiment i, de tant en tant, ajustar el pla fins que la feina estigui acabada.

Com que a vegades «el diable és als detalls», és important descompondre bé el «què s’ha de fer». La planificació sempre ha de començar per blocs de feina grans, que després es divideixen en parts més petites i fàcils de gestionar. La millor manera d’il·lustrar aquesta metodologia és fer servir un projecte real de casa com a exemple.

Cas pràctic: renovar la cuina de casa

L’objectiu principal és tenir una «cuina de somni». Això defineix la meta final: què vols tenir quan s’acabi el projecte. És important descriure l’objectiu amb la màxima claredat possible!

Pas 1: Pla general

El pla general enumera totes les activitats principals que cal fer per assolir l’objectiu del projecte. En el cas de la renovació d’una cuina, normalment són aquestes:

Dissenyar la cuina nova
Encarregar la cuina nova
Desmuntar la cuina vella
Construir/instal·lar la cuina nova

Molt senzill i directe, oi? Potser sí. Però en la majoria dels casos hauràs d’implicar diversos contractistes i diversos proveïdors, i hauràs de tenir en compte la disponibilitat dels productes i els terminis d’entrega. El material s’ha d’emmagatzemar en algun lloc de l’obra, igual que els residus de la cuina vella… Tots aquests són detalls que incorporarem a les quatre tasques principals anteriors. Per fer el seguiment de totes aquestes peces petites necessitarem l’ajuda de la tecnologia; és a dir, necessites una app per al teu projecte de casa. Per exemple, un programa de gestió de tasques.

Avui dia hi ha al mercat moltes eines de gestió de tasques i projectes bones i completes. No importa tant quina triïs mentre s’adapti al teu cas. Aquests són alguns requisits típics d’un programa per a un projecte de tipus «canviar la cuina»:

Fer el seguiment de les tasques per temps, diners i materials
Poder descompondre les activitats grans en tasques més petites i manejables
Poder assignar tasques
Fer que les tasques depenguin les unes de les altres (per exemple: no pots instal·lar els armaris abans que els hagin lliurat)
Controlar el calendari; és a dir, moure tasques individuals o grups sencers endavant i endarrere
Ser mòbil (és a dir, tenir les eines disponibles «sobre la marxa»)

Pas 2: PLANIFICACIÓ DETALLADA

Un cop triada l’eina, comencem a treballar amb les activitats grans i descomponguem-les en tasques més petites i manejables. Primer necessitem un projecte; en crearem un que es desi a iCloud (així hi podrem accedir des de l’iPhone quan siguem fora i també des de l’iPad gran que tenim a casa). Encara no sabem com serà la nostra cuina, però hem pensat que faríem servir els armaris Latitude de Lowe’s, i per tant podem preveure fàcilment que tindrà un aspecte semblant al del catàleg del seu web! Després crearem les activitats principals que hem llistat abans:

Projecte nou

Aquest projecte i d’altres

Les quatre activitats principals

Encara no sabem exactament quant durarà cada activitat, però en tenim una idea general. Per decidir el disseny de la cuina nova probablement ens hi estarem un parell de dies. L’encàrrec i el lliurament solen portar una setmana més, desmuntar l’antiga no durarà més de pocs dies i, finalment, la construcció i la instal·lació porten d’una a dues setmanes. Actualitzem aquestes dates i mirem les activitats en forma de gràfic (o, com es diu en gestió de projectes, diagrama de Gantt):

Quan fas servir l’app per al teu projecte de casa, pots tocar dues vegades la línia d’una tasca per editar-ne visualment la durada o moure-la al llarg de la línia de temps. A banda d’una estimació aproximada del temps de les activitats principals, també podem fer algunes suposicions que ens ajudaran a acabar el projecte més de pressa i a aprofitar millor els recursos:

Algunes activitats no es poden començar abans que n’acabin unes altres (per exemple, no pots fer una comanda abans d’haver decidit el disseny, ni començar la instal·lació abans d’haver tret els armaris vells)
Algunes activitats es poden fer alhora que unes altres (per exemple, pots començar a desmuntar els armaris vells mentre esperes que lliurin els nous)

En un diagrama de Gantt aquests vincles i solapaments es veuen fàcilment. Per a cada activitat pots definir-ne una o més d’altres que són predecessores i que poden bloquejar-ne l’inici o el final. Les fletxes del gràfic representen aquestes dependències.

NOTA: per a cada tasca o activitat tens dues variables relacionades amb el temps: la data i hora d’inici i de final, i la durada total. Una tasca pot durar una setmana (per exemple, de dilluns a dilluns), però el temps real necessari per fer-la pot ser només de 4 hores. Això vol dir que aquestes 4 hores es poden dedicar en qualsevol moment entre la data/hora d’inici i la de final. Aquesta és la llista completa d’atributs de tasca/activitat que pots fer servir en la teva planificació:

Detalls i propietats de la tasca / activitat

Ja tenim les activitats principals. Ara podem descompondre-les en tasques més petites. La regla general és anar de l’activitat gran a la mitjana i a la petita. Dividim cadascuna de les nostres quatre activitats en un nivell següent de tasques. Pel que fa a la planificació, només són unes poques tasques (hem decidit renovar les rajoles, els armaris, els colors de les parets i els llums; els elements de lampisteria també es renovaran, però es quedaran al mateix lloc, de manera que no cal moure canonades):

Canvia l’escala del Gantt per veure més detalls

Fer l’encàrrec és més o menys senzill, però cal que recordis algunes coses:

Fixa’t en cada petit detall quan facis la comanda: la persona que la tramita no et pot llegir la ment. Si reps articles que no són exactament com els necessites, hauràs de dedicar temps extra i mal de cap a tornar a encarregar-los o a modificar la comanda
El termini d’entrega pot ser lleugerament diferent del que t’han dit; tingues en compte aquest possible problema
Prepara el lloc on s’emmagatzemaran els articles i assegura’t que les condicions d’emmagatzematge compleixen les especificacions (que no hi hagi massa humitat, etc.)
Una peça que no pots encarregar sense tenir els armaris baixos col·locats és la taula de la cuina. Pots dedicar temps a trobar la planxa adequada i reservar-la, però les mesures reals només es poden prendre un cop els armaris baixos (la base) estiguin instal·lats i fixats.

Encarrega tots els articles i fes el seguiment del lliurament

Quan les comandes estan fetes, ja saps més o menys quan arribaran els articles. Així que pots començar a desmuntar la cuina vella. Recorda que desmuntar no és només treure i llençar els armaris de paret i els baixos! També hauràs de retirar els elements pesants (taules velles, electrodomèstics) i encarregar-ne el transport i la gestió de residus adequats. Pot costar temps, esforç i diners extra! Pel que fa als electrodomèstics, potser et convé sincronitzar-ho amb el lliurament dels nous. La majoria de proveïdors ofereixen retirar i endur-se els electrodomèstics vells (alguns ho fan gratis).

Repartiu les tasques de desmuntatge si només teniu una quadrilla

La fase següent és la construcció pròpiament dita. Cal començar per la feina que més embruta i més pols fa. Té sentit començar anivellant el sostre i les parets (amb molt de llimat). Després potser voldràs reforçar el contraplacat del terra amb una placa de ciment. A continuació, pintar el sostre i les parets. Després, col·locar les rajoles. Per acabar, hauràs d’instal·lar el sòcol i pintar-lo.

Ara toca als armaris. Té sentit començar pels armaris de paret, perquè és més fàcil instal·lar-los sense que els armaris baixos bloquegin l’espai de sota. En alguns casos, abans d’instal·lar els armaris de paret cal fer el cablejat dels llums (per als llums sota els armaris) i la instal·lació del conducte de ventilació (per a l’extractor de la placa de cocció). Després, els armaris baixos. Igual que amb els de paret, primer hauràs d’assegurar-te que tota la lampisteria i el cablejat dels electrodomèstics, amb les connexions bàsiques, estan al seu lloc.

Quan els armaris baixos estan instal·lats i anivellats, és hora de trucar als de la pedra de granit per prendre les mesures de la taula. Esperem que ja hagis triat la planxa i que només hagin de tallar-la…

Usa la vista d’arbre per afegir tasques de la mateixa branca

Usa agrupacions addicionals per mantenir les tasques ordenades

L’últim pas de la planificació és establir els costos dels articles que cal comprar o dels serveis dels contractistes, amb els costos de mà d’obra.

Pas 3: Assignacions

El pla està a punt; ara toca executar-lo. La primera part de l’execució és fer les assignacions. Cada tasca s’ha d’assignar a una persona o empresa responsable de dur-la a terme.

Assigna la tasca a una persona / data en què estigui disponible

Pas 4: Execució del projecte

Un cop feta l’assignació, hauràs de fer el seguiment de l’execució, i això és més fàcil quan fas servir l’app per al teu projecte de casa. Quan canvies el progrés, per exemple de 0 a 50%, també pots actualitzar automàticament el temps, els diners i els materials reals gastats durant la tasca. O canviar-los manualment si no estan directament relacionats amb el percentatge de finalització:

El temps està enllaçat a la finalització; el cost, no

La millor vista per veure el percentatge de finalització d’una tasca és el diagrama de Gantt. Mostra la finalització de cada tasca i també la de grups sencers (calculada a partir de les tasques fill i els subgrups). A més de la finalització, també has de controlar el pressupost (els diners gastats en articles i en mà d’obra) i el temps (per assegurar-te que vas «segons el calendari»)!

Percentatge de finalització

Temps invertit

Finalització global del projecte

Pas 5: Finalització i llista de repàs

Al final de cada projecte de construcció que compta amb contractistes (tant si és la construcció d’una casa nova com una simple renovació de cuina) hi ha una fase important: la llista de repàs (punchlist). La llista de repàs és la manera contractual que té el propietari del projecte de dir als contractistes què no s’ha fet bé i fer que ho arreglin. Normalment, inclou una visita del propietari amb el contractista i l’anotació dels defectes i imperfeccions (esperem que menors) que cal corregir. El més important és documentar-los tots amb el màxim de detalls possible i amb fotografies.

Fase de la llista de repàs

Detalls de l’element 1

Detalls de l’element 2

Esperem que ara tinguis la cuina dels teus somnis! I esperem haver-te ajudat a fer servir una app per al teu projecte de casa!