Gestisci i tuoi lavori di casa con la tecnologia

Pronto a iniziare un nuovo progetto in casa? Rinnovare la vecchia cucina con mobili ed elettrodomestici moderni? Sostituire le piastrelle ammuffite del bagno con lucido marmo italiano? Vuoi rispettare tempi e budget? Assicurati di non affidarti soltanto a una buona impresa, ma di adottare anche una metodologia e strumenti di project management adeguati!

Partiamo dalla metodologia. Non serve essere un PMP (Project Management Professional) certificato per gestire i lavori di casa. Dopotutto, nella maggior parte dei casi non sono così complessi. Basta definire un obiettivo, elencare cosa va fatto, mettere le attività nell’ordine giusto, tenere traccia dei progressi e apportare di tanto in tanto qualche modifica al piano fino alla fine dei lavori.

Poiché a volte “il diavolo sta nei dettagli”, è importante scomporre bene “ciò che va fatto”. La pianificazione dovrebbe sempre partire dai macro-blocchi di lavoro, che poi vengono suddivisi in parti più piccole e gestibili. Il modo migliore per illustrare questa metodologia è usare come esempio un vero progetto di casa.

Caso d’uso: rinnovare la cucina di casa

L’obiettivo principale è avere la “cucina dei sogni”. Questo definisce il traguardo finale, cioè ciò che vuoi ottenere alla fine del progetto. È importante descrivere l’obiettivo nel modo più chiaro possibile!

Passo 1: piano generale

Il piano generale elenca tutte le attività principali da svolgere per raggiungere l’obiettivo del progetto. Nel caso del rinnovo di una cucina, di solito sono le seguenti:

Progettare la nuova cucina
Ordinare la nuova cucina
Smontare la vecchia cucina
Costruire/Installare la nuova cucina

Piuttosto semplice e lineare, vero? Forse. Ma nella maggior parte dei casi dovrai coinvolgere diverse imprese e diversi fornitori, e tenere conto della disponibilità dei prodotti e dei tempi di consegna. Il materiale va stoccato da qualche parte nel cantiere, così come i rifiuti della demolizione della vecchia cucina… Sono tutti dettagli che inseriremo nelle quattro attività principali qui sopra. Per tenere traccia di tutti questi piccoli tasselli ci serve l’aiuto della tecnologia, cioè un’app per i lavori di casa. Per esempio, un software di gestione delle attività.

Oggi sul mercato ci sono molti strumenti validi e completi per la gestione di attività e progetti. Non importa tanto quale scegliere, purché si adatti al tuo caso. Ecco alcuni requisiti tipici per un software adatto a un progetto di tipo “rifare la cucina”:

Tenere traccia delle attività in termini di tempo, costi e materiali
Poter scomporre le attività più grandi in attività più piccole e gestibili
Poter assegnare le attività
Rendere le attività dipendenti l’una dall’altra (esempio: non puoi installare i mobili prima che vengano consegnati)
Controllare il calendario, cioè spostare in avanti o indietro singole attività o interi gruppi
Essere mobile (cioè strumenti disponibili “in movimento”)

Passo 2: pianificazione dettagliata

Una volta scelto lo strumento, iniziamo a lavorare sulle attività principali e scomponiamole in attività più piccole e gestibili. Prima di tutto ci serve un progetto: creiamone uno salvato su iCloud (così possiamo accedervi dall’iPhone quando siamo in giro e dal nostro iPad grande quando siamo a casa). Non sappiamo ancora che aspetto avrà la nostra cucina, ma abbiamo deciso di usare i mobili Lowe’s Latitude, quindi possiamo facilmente immaginare che sarà simile a quelle del catalogo sul loro sito! Poi creeremo le attività principali elencate sopra:

Nuovo progetto

Questo e altri progetti

Le quattro attività principali

Non sappiamo ancora con precisione quanto durerà ciascuna attività, ma abbiamo un’idea generale. Per decidere il progetto della nuova cucina impiegheremo probabilmente un paio di giorni. Ordine e consegna richiedono di solito un’altra settimana, lo smontaggio della cucina esistente non più di qualche giorno e, infine, costruzione e installazione circa 1-2 settimane. Aggiorniamo queste date e guardiamo le attività sotto forma di grafico (o, come si chiama nel project management, diagramma di Gantt):

Quando usi l’app per i lavori di casa, puoi toccare due volte la riga di un’attività per modificarne visivamente la durata o spostarla lungo la linea del tempo. Oltre a una stima approssimativa dei tempi delle attività principali, possiamo anche fare alcune ipotesi che ci aiuteranno a completare il progetto più in fretta e a usare le risorse in modo più efficiente:

Alcune attività non possono iniziare prima che ne finiscano altre (ad esempio non puoi fare l’ordine prima di aver scelto il progetto, né iniziare l’installazione prima di aver rimosso i vecchi mobili)
Alcune attività possono essere svolte in parallelo ad altre (ad esempio puoi iniziare a smontare i vecchi mobili mentre aspetti la consegna dei nuovi)

In un diagramma di Gantt questi collegamenti e sovrapposizioni si vedono facilmente. Per ogni attività puoi definirne una o più altre che la precedono e che possono bloccarne l’inizio o la fine. Le frecce nel diagramma rappresentano queste dipendenze.

NOTA: per ogni attività hai due variabili legate al tempo: data/ora di inizio e fine, e durata totale. Un’attività può durare una settimana (ad esempio da lunedì a lunedì), ma il tempo effettivamente necessario per eseguirla può essere di sole 4 ore. Significa che queste 4 ore possono essere impiegate in qualsiasi momento tra la data/ora di inizio e quella di fine. Ecco l’elenco completo degli attributi di attività che puoi usare per la tua pianificazione:

Dettagli e proprietà dell’attività

Ora le attività principali sono a posto e siamo pronti a scomporle in attività più piccole. La regola generale è procedere dalle attività grandi a quelle medie e poi a quelle piccole. Suddividiamo ciascuna delle nostre quattro attività nel livello successivo. Per la parte di progettazione le attività sono poche (abbiamo deciso di rinnovare piastrelle, mobili, colori delle pareti e illuminazione; anche i sanitari e la rubinetteria saranno sostituiti, ma resteranno negli stessi punti, quindi non serve spostare le tubature):

Cambia la scala del Gantt per vedere più dettagli

L’ordine è più o meno semplice, ma ci sono alcune cose da ricordare:

Fai attenzione a ogni piccolo dettaglio quando ordini: chi registra il tuo ordine non può leggerti nel pensiero. Se ricevi articoli diversi da quelli che ti servono, perderai tempo e ti verrà il mal di testa per rifare o correggere l’ordine
I tempi di consegna possono essere leggermente diversi da quelli comunicati: tieni conto di questa possibilità
Prepara il luogo in cui verranno stoccati gli articoli e assicurati che le condizioni siano adatte alle loro specifiche (non troppo umido, ecc.)
L’unico elemento che non puoi ordinare senza avere già i mobili base montati è il piano di lavoro. Puoi prenderti il tempo per trovare la lastra giusta e metterla da parte, ma le misure effettive si possono prendere solo dopo che i mobili base sono stati installati e fissati.

Ordina tutti gli articoli e monitora la consegna

Quando gli ordini sono stati effettuati, sai più o meno quando arriveranno gli articoli. Puoi quindi iniziare a smontare la vecchia cucina. Ricorda che la demolizione non significa solo rimuovere e smaltire pensili e mobili base! Dovrai anche togliere gli oggetti pesanti (vecchi piani di lavoro, elettrodomestici) e organizzarne il trasporto e lo smaltimento. Possono servire tempo, fatica e denaro in più! Per gli elettrodomestici può convenire sincronizzare il ritiro con la consegna di quelli nuovi. Molti fornitori offrono il servizio di ritiro e smaltimento dei vecchi elettrodomestici (alcuni lo fanno gratuitamente).

Distribuisci le attività di rimozione se hai una sola squadra

La fase successiva è la costruzione vera e propria. Bisogna cominciare dai lavori più sporchi e polverosi. Ha senso iniziare livellando soffitto e pareti (con molta carteggiatura). Poi puoi rinforzare il compensato del pavimento con pannelli di cemento. Seguono la tinteggiatura di soffitto e pareti, poi la posa delle piastrelle. Infine dovrai installare il battiscopa e verniciarlo.

Ora è il momento dei mobili. Ha senso iniziare dai pensili, perché è più facile montarli quando lo spazio sotto non è occupato dai mobili base. In alcuni casi prima dei pensili bisogna fare il cablaggio delle luci (per l’illuminazione sotto i pensili) e il condotto di ventilazione (per la cappa del piano cottura). Poi si passa ai mobili base. Come per i pensili, dovrai prima assicurarti che impianto idraulico, cablaggi degli elettrodomestici e predisposizioni siano a posto.

Quando i mobili base sono installati e livellati, è il momento di chiamare quelli del granito per prendere le misure del piano di lavoro. Speriamo che tu abbia già scelto la lastra e che a loro resti solo da tagliarla…

Usa la vista ad albero per aggiungere attività dello stesso ramo

Usa raggruppamenti aggiuntivi per tenere in ordine le attività

L’ultimo passo della pianificazione è impostare i costi degli articoli da acquistare o dei servizi delle imprese, manodopera compresa.

Passo 3: assegnazioni

Il piano è pronto, ora è il momento di eseguirlo. La prima parte dell’esecuzione consiste nell’assegnare le attività. Ogni attività dovrebbe essere assegnata a una persona o a un’azienda responsabile della sua esecuzione.

Assegna l’attività a una persona / data in cui è disponibile

Passo 4: esecuzione del progetto

Una volta fatte le assegnazioni, dovrai monitorare l’avanzamento dei lavori, e usare un’app per i lavori di casa ti aiuta in questo. Quando modifichi l’avanzamento, ad esempio da 0 a 50%, puoi anche aggiornare automaticamente il tempo, il denaro e i materiali effettivamente impiegati nell’attività. Oppure puoi modificarli manualmente se non sono direttamente proporzionali alla percentuale di completamento:

Il tempo è legato al completamento; il costo no

La vista migliore per vedere la percentuale di completamento di un’attività è il diagramma di Gantt. Mostra il completamento delle singole attività e anche quello di interi gruppi (in base alle attività figlie e ai sottogruppi). Oltre al completamento devi tenere sotto controllo il budget (denaro speso per articoli e manodopera) e il tempo (per essere sicuro di essere “in linea con il programma”)!

Percentuale di completamento

Tempo impiegato

Completamento complessivo del progetto

Passo 5: completamento e lista dei difetti

Alla fine di ogni progetto edilizio che coinvolge imprese (che si tratti della costruzione di una casa nuova o solo del rinnovo di una cucina) c’è una fase importante: la lista dei difetti (punchlist). È lo strumento contrattuale con cui il committente comunica alle imprese che cosa non è stato fatto a regola d’arte e ne ottiene la correzione. In genere comporta un sopralluogo del proprietario insieme all’impresa e la registrazione dei difetti e delle imperfezioni (si spera minori) da sistemare. L’aspetto fondamentale è documentarli tutti con il maggior numero di dettagli possibile, insieme a foto illustrative.

Fase della lista dei difetti

Dettagli della voce 1

Dettagli della voce 2

Speriamo che ora tu abbia la cucina dei tuoi sogni! E speriamo di averti aiutato permettendoti di usare un’app per i lavori di casa!