Gérez votre projet de rénovation avec la technologie

Prêt à lancer un nouveau projet à la maison ? Moderniser une vieille cuisine avec des meubles et des appareils neufs ? Remplacer des carreaux moisis dans la salle de bain par du beau marbre italien ? Vous voulez respecter les délais et le budget ? Ne vous contentez pas de choisir un bon entrepreneur : appuyez-vous aussi sur une méthode de gestion de projet et des outils adaptés !

Commençons par la méthode. Nul besoin d’être un PMP (Project Management Professional) certifié pour gérer votre projet à la maison. Après tout, dans la plupart des cas, ce n’est pas si compliqué. Il suffit de fixer un objectif, de lister ce qui doit être fait, de mettre ces tâches dans le bon ordre, de suivre leur avancement et d’ajuster le plan de temps en temps jusqu’à ce que le travail soit terminé.

Comme « le diable se cache dans les détails », il est important de bien décomposer « ce qui doit être fait ». La planification doit toujours commencer par de grands blocs de travail, qui sont ensuite découpés en parties plus petites et plus faciles à gérer. Pour illustrer cette méthode, le mieux est de prendre un vrai projet domestique comme exemple.

Cas pratique : rénover une cuisine

L’objectif principal est d’avoir la « cuisine de vos rêves ». Il définit le but final : ce que vous voulez obtenir à la fin du projet. Il est important de décrire cet objectif le plus clairement possible !

Étape 1 : le plan général

Le plan général énumère toutes les grandes activités à réaliser pour atteindre l’objectif du projet. Pour la rénovation d’une cuisine, on retrouve généralement les activités principales suivantes :

Concevoir la nouvelle cuisine
Commander la nouvelle cuisine
Démonter l’ancienne cuisine
Construire/installer la nouvelle cuisine

Plutôt simple et direct, n’est-ce pas ? Probablement. Mais dans la plupart des cas, vous devrez faire intervenir plusieurs entrepreneurs et plusieurs fournisseurs, et tenir compte de la disponibilité des produits et des délais de livraison. Il faut aussi stocker le matériel quelque part sur place, ainsi que les gravats issus de la dépose de l’ancienne cuisine… Tous ces détails viendront s’intégrer dans les quatre grandes tâches ci-dessus. Pour suivre toutes ces petites pièces du puzzle, nous aurons besoin d’un coup de pouce technologique : une application pour votre projet à la maison, par exemple un logiciel de gestion de tâches.

Aujourd’hui, il existe de nombreux outils de gestion de tâches et de projets, complets et agréables à utiliser. Peu importe lequel vous choisissez, du moment qu’il convient à votre cas. Voici quelques critères typiques pour un logiciel destiné à un projet de type « remplacement de cuisine » :

Suivre les tâches par temps, argent et matériaux
Pouvoir décomposer de grandes activités en tâches plus petites et gérables
Pouvoir assigner les tâches
Rendre les tâches interdépendantes (exemple : on ne peut pas installer les meubles avant qu’ils soient livrés)
Garder la maîtrise du calendrier, c’est-à-dire déplacer des tâches individuelles ou des groupes entiers vers l’avant ou vers l’arrière
Être mobile (des outils disponibles « en déplacement »)

Étape 2 : la planification détaillée

Une fois l’outil choisi, commençons à travailler sur nos grandes activités et à les décomposer en tâches plus petites et plus faciles à gérer. D’abord, il nous faut un projet : créons-en un stocké dans iCloud (pour pouvoir y accéder depuis un iPhone en déplacement comme depuis un grand iPad à la maison). Nous ne savons pas encore à quoi ressemblera notre cuisine, mais nous avons décidé d’utiliser les meubles Latitude de Lowe’s, et nous pouvons donc facilement prévoir qu’elle ressemblera à ce que l’on voit dans le catalogue de leur site web ! Ensuite, nous allons créer nos activités principales listées plus haut :

Nouveau projet

Ce projet et d’autres

Quatre activités principales

Nous ne savons pas encore précisément combien de temps durera chaque activité, mais nous en avons une idée générale. Pour arrêter le design de la nouvelle cuisine, nous y passerons probablement quelques jours. La commande et la livraison prennent généralement une semaine de plus, la démolition de l’ancienne cuisine ne dépassera pas quelques jours, et enfin la construction et l’installation durent environ 1 à 2 semaines. Mettons ces dates à jour et regardons les activités sous forme de graphique (ou, en gestion de projet, de diagramme de Gantt) :

Lorsque vous utilisez l’application pour votre projet à la maison, vous pouvez toucher deux fois la ligne d’une tâche pour modifier visuellement sa durée ou la déplacer sur la ligne de temps. Outre l’estimation approximative de la durée des activités principales, nous pouvons aussi poser quelques hypothèses qui nous aideront à terminer le projet plus vite et à utiliser les ressources plus efficacement :

Certaines activités ne peuvent pas commencer avant que d’autres soient terminées (on ne peut pas passer commande avant d’avoir arrêté le design, ni commencer l’installation avant d’avoir retiré les anciens meubles)
Certaines activités peuvent se dérouler en même temps que d’autres (on peut par exemple démonter les anciens meubles en attendant la livraison des nouveaux)

Sur un diagramme de Gantt, ces liens et chevauchements se repèrent facilement. Pour une activité, vous pouvez définir une ou plusieurs autres activités qui la précèdent et qui peuvent bloquer son début ou sa fin. Les flèches du diagramme représentent ces dépendances.

NOTE : pour chaque tâche ou activité, vous disposez de deux variables liées au temps : la date/heure de début et de fin, ainsi que la durée totale. Une tâche peut s’étendre sur une semaine (par exemple du lundi au lundi), alors que le temps réellement nécessaire pour l’exécuter n’est que de 4 heures. Ces 4 heures peuvent donc être placées n’importe quand entre la date/heure de début et de fin. Voici la liste complète des attributs de tâche/activité que vous pouvez utiliser pour votre planification :

Détails et propriétés d’une tâche / activité

Les activités principales sont maintenant en place. Nous sommes prêts à les décomposer en tâches plus petites. En règle générale, on passe des grandes activités aux moyennes, puis aux petites. Découpons chacune de nos quatre activités au niveau de tâches suivant. Pour la partie conception, il n’y a que quelques tâches (nous avons décidé de changer le carrelage, les meubles, la couleur des murs et l’éclairage ; la robinetterie et les appareils sanitaires seront aussi remplacés, mais resteront aux mêmes endroits, donc aucun déplacement de tuyauterie n’est nécessaire) :

Changez l’échelle du Gantt pour voir plus de détails

La commande est plus ou moins simple, mais il faut garder quelques points en tête :

Faites attention à chaque petit détail lors de la commande : la personne qui enregistre votre commande ne peut pas lire dans vos pensées. Si vous recevez des articles qui ne correspondent pas exactement à vos besoins, vous perdrez du temps et vous aurez des maux de tête pour recommander ou corriger
Le délai de livraison peut être un peu différent de celui annoncé : prévoyez cette éventualité
Préparez l’endroit où les articles seront stockés et assurez-vous que les conditions de stockage respectent leurs spécifications (pas trop d’humidité, etc.)
Une pièce que vous ne pouvez pas commander tant que les meubles bas ne sont pas en place, c’est le plan de travail. Vous pouvez prendre le temps de trouver la bonne dalle et la mettre de côté, mais les mesures définitives ne peuvent être prises qu’une fois les meubles bas (la base) installés et fixés.

Commandez tous les articles et suivez les livraisons

Une fois les commandes passées, vous savez à peu près quand les articles arriveront. Vous pouvez donc commencer à démolir l’ancienne cuisine. N’oubliez pas que la démolition ne consiste pas seulement à déposer et jeter les meubles hauts et bas ! Il faudra aussi retirer les éléments lourds (anciens plans de travail, appareils électroménagers) et organiser leur transport et leur mise au rebut. Cela peut demander du temps, des efforts et de l’argent ! Pour l’électroménager, vous pouvez la synchroniser avec la livraison des nouveaux appareils. La plupart des fournisseurs proposent de reprendre et d’évacuer les anciens appareils (certains le font gratuitement).

Échelonnez les activités de dépose si vous n’avez qu’une seule équipe

La phase suivante est la construction proprement dite. Il faut commencer par les travaux les plus sales et poussiéreux. Il est logique de commencer par aplanir le plafond et les murs (beaucoup de ponçage en perspective). Ensuite, vous voudrez peut-être renforcer le contreplaqué du sol avec des panneaux de ciment. La peinture du plafond et des murs vient ensuite, puis la pose du carrelage. Enfin, il faudra installer les plinthes et les peindre.

Vient ensuite le moment des meubles. Il est logique de commencer par les meubles hauts, car il est plus facile de les installer sans que l’espace du bas soit encombré par les meubles bas. Dans certains cas, il faut faire précéder l’installation des meubles hauts par le câblage de l’éclairage (pour les lumières sous les meubles) et par la pose du conduit de ventilation (pour la hotte de la plaque de cuisson). Viennent ensuite les meubles bas. Comme pour les meubles hauts, vous devrez d’abord vous assurer que toute la plomberie, le câblage des appareils et les raccordements de base sont en place.

Une fois les meubles bas installés et mis de niveau, il est temps d’appeler les spécialistes du granit pour prendre les mesures du plan de travail. Avec un peu de chance, vous avez déjà choisi la dalle et il ne leur reste qu’à la découper…

Utilisez la vue en arborescence pour ajouter des tâches à la même branche

Utilisez des regroupements supplémentaires pour garder vos tâches bien organisées

La dernière étape de la planification consiste à fixer les coûts des articles à acheter ou des services des entrepreneurs, main-d’œuvre comprise.

Étape 3 : l’attribution des tâches

Le plan est prêt : il est temps de l’exécuter. La première partie de l’exécution consiste à assigner les tâches. Chaque tâche doit être confiée à une personne ou à une entreprise chargée de la réaliser.

Assignez la tâche à une personne / à une date de disponibilité

Étape 4 : l’exécution du projet

Une fois les tâches assignées, vous devrez suivre l’avancement de l’exécution, et c’est là qu’utiliser l’application pour votre projet à la maison est utile. Lorsque vous modifiez l’avancement, disons de 0 à 50 %, vous pouvez aussi mettre à jour automatiquement le temps, l’argent et les matériaux réellement dépensés pour la tâche. Vous pouvez aussi les modifier manuellement s’ils ne sont pas directement liés au pourcentage d’achèvement :

Le temps est lié à l’avancement ; le coût, non

La meilleure vue pour voir le pourcentage d’achèvement d’une tâche est le diagramme de Gantt. Il affiche l’avancement de chaque tâche, ainsi que celui de groupes entiers (calculé à partir de leurs tâches enfants et sous-groupes). En plus de l’avancement, vous devez aussi surveiller votre budget (l’argent dépensé en articles et en main-d’œuvre) et le temps (pour être sûr d’être « dans les délais ») !

Pourcentage d’achèvement

Temps passé

Avancement global du projet

Étape 5 : la fin des travaux et la liste de réserves

À la fin de chaque projet de construction qui fait intervenir des entrepreneurs (qu’il s’agisse de bâtir une maison neuve ou simplement de rénover une cuisine), il y a une phase importante : la liste de réserves (« punchlist »). Il s’agit pour le propriétaire d’un moyen contractuel de signaler aux entrepreneurs ce qui n’a pas été bien fait et de le faire corriger. En général, la liste de réserves comprend une visite du propriétaire avec l’entrepreneur et l’enregistrement des défauts et imperfections (en principe mineurs) à corriger. L’essentiel est de tous les documenter avec le plus de détails possible, accompagnés de photos.

Phase de la liste de réserves

Détails de l’élément 1

Détails de l’élément 2

Nous espérons que vous avez maintenant la cuisine de vos rêves ! Et nous espérons vous avoir aidé en vous permettant d’utiliser une application pour votre projet à la maison !