Verwalte dein Heimprojekt mit Technik

Bereit für ein neues Heimprojekt? Die alte Küche mit modernen Schränken und Geräten aufwerten? Schimmelige Fliesen im Bad durch glänzenden italienischen Marmor ersetzen? Du willst pünktlich fertig werden und im Budget bleiben? Dann reicht ein guter Handwerksbetrieb allein nicht aus – du brauchst auch die richtige Projektmanagement-Methodik und passende Werkzeuge!

Beginnen wir mit der Methodik. Du musst kein zertifizierter PMP (Project Management Professional) sein, um dein Heimprojekt zu managen. Schließlich ist es in den meisten Fällen nicht so komplex. Du musst nur ein Ziel festlegen, auflisten, was zu tun ist, die Aufgaben in die richtige Reihenfolge bringen, den Fortschritt im Blick behalten und den Plan von Zeit zu Zeit anpassen, bis die Arbeit erledigt ist.

Da der „Teufel manchmal im Detail steckt“, ist die saubere Aufteilung von „was zu tun ist“ wichtig. Die Planung sollte immer bei großen Arbeitspaketen beginnen, die dann in kleinere, besser handhabbare Teile zerlegt werden. Am besten lässt sich diese Methodik an einem echten Heimprojekt als Beispiel veranschaulichen.

Anwendungsfall: Die Küche zu Hause aufwerten

Das Hauptziel ist eine „Traumküche“. Damit steht fest, was du am Ende des Projekts haben möchtest. Beschreibe das Ziel unbedingt so klar wie möglich!

Schritt 1: Grobplanung

Die Grobplanung listet alle wichtigen Tätigkeiten auf, die nötig sind, um das Projektziel zu erreichen. Bei einer Küchenerneuerung sind das üblicherweise diese Hauptaktivitäten:

1. Neue Küche entwerfen
2. Neue Küche bestellen
3. Alte Küche entfernen
4. Neue Küche aufbauen/einbauen

Ganz einfach und unkompliziert, oder? Wahrscheinlich. Aber in den meisten Fällen musst du mehrere Handwerksbetriebe und mehrere Lieferanten einbinden und dabei die Verfügbarkeit der Ware und die Lieferzeiten berücksichtigen. Die Waren müssen irgendwo vor Ort gelagert werden, ebenso der Müll vom Ausbau der alten Küche … All das sind Details, die wir in die vier oben genannten Hauptaufgaben einarbeiten werden. Um den Überblick über all diese kleinen Teile zu behalten, brauchen wir technische Unterstützung – du solltest also eine App für dein Heimprojekt verwenden, zum Beispiel eine Software zur Aufgabenverwaltung.

Heute gibt es viele gute und umfangreiche Tools für Aufgaben- und Projektmanagement. Welches du nimmst, ist nicht so wichtig, solange es zu deinem Fall passt. Hier sind ein paar typische Anforderungen an eine Software für ein Projekt wie „Küche ersetzen“:

• Aufgaben nach Zeit, Geld und Material verfolgen
• Große Tätigkeiten in kleinere, überschaubare Aufgaben zerlegen können
• Aufgaben zuweisen
• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben festlegen (Beispiel: Du kannst die Schränke erst einbauen, wenn sie geliefert wurden)
• Den Zeitplan im Griff behalten – z. B. einzelne Aufgaben oder ganze Gruppen vor- und zurückschieben
• Mobil sein (also Werkzeuge, die „unterwegs“ verfügbar sind)

Schritt 2: DETAILPLANUNG

Sobald das Tool ausgewählt ist, nehmen wir uns unsere großen Tätigkeiten vor und zerlegen sie in kleinere, besser handhabbare Aufgaben. Zuerst brauchen wir ein Projekt – legen wir eines an, das in iCloud gespeichert wird (so können wir unterwegs mit dem iPhone darauf zugreifen und zu Hause mit dem großen iPad). Wir wissen noch nicht, wie unsere Küche aussehen wird, aber wir haben uns überlegt, Lowe’s Latitude-Schränke zu verwenden – und können daher leicht voraussagen, dass sie so aussehen könnte wie im Katalog auf der Website! Als Nächstes legen wir unsere oben aufgelisteten Hauptaktivitäten an:

Neues Projekt

Dieses und andere Projekte

Vier Hauptaktivitäten

Wir wissen noch nicht genau, wie lange jede Tätigkeit dauern wird, haben aber eine ungefähre Vorstellung. Für die Entscheidung über das neue Küchendesign brauchen wir wahrscheinlich ein paar Tage. Bestellung und Lieferung dauern typischerweise eine weitere Woche, der Abbau der bestehenden Küche nicht mehr als ein paar Tage, und der Aufbau und Einbau schließlich etwa 1–2 Wochen. Tragen wir diese Termine ein und betrachten die Tätigkeiten als Diagramm (im Projektmanagement heißt das Gantt-Diagramm):

Wenn du die App für dein Heimprojekt nutzt, kannst du eine Aufgabenzeile doppelt antippen, um ihre Dauer grafisch zu bearbeiten oder sie auf der Zeitachse zu verschieben. Zusätzlich zur groben Zeitschätzung der Hauptaktivitäten können wir einige Annahmen treffen, die uns helfen, das Projekt schneller abzuschließen und die Ressourcen effizienter zu nutzen:

• Manche Tätigkeiten können erst beginnen, wenn andere abgeschlossen sind (du kannst zum Beispiel erst bestellen, wenn das Design feststeht, und mit dem Einbau erst starten, wenn die alten Schränke entfernt sind)
• Manche Tätigkeiten können parallel zu anderen laufen (du kannst zum Beispiel die alten Schränke abbauen, während du auf die Lieferung der neuen wartest)

Im Gantt-Diagramm lassen sich solche Verknüpfungen und Überschneidungen leicht erkennen. Für eine Tätigkeit kannst du eine oder mehrere andere als Vorgänger festlegen, die ihren Start oder ihr Ende blockieren können. Pfeile im Diagramm stellen diese Abhängigkeiten dar.

HINWEIS: Für jede Aufgabe oder Tätigkeit gibt es zwei zeitbezogene Werte: Start-/Endzeitpunkt sowie die Gesamtdauer. Eine Aufgabe kann eine Woche laufen (z. B. von Montag bis Montag), der tatsächliche Zeitaufwand aber nur 4 Stunden betragen. Das heißt, diese 4 Stunden können zu beliebiger Zeit zwischen Start- und Enddatum bzw. -uhrzeit anfallen. Hier ist die vollständige Liste der Aufgaben-/Tätigkeitsattribute, die du für deine Planung nutzen kannst:

Details und Eigenschaften einer Aufgabe / Tätigkeit

Die Hauptaktivitäten stehen nun. Jetzt zerlegen wir sie in kleinere Aufgaben. Als Faustregel gilt: von groß über mittel nach klein. Brechen wir jede unserer vier Tätigkeiten auf die nächste Aufgabenebene herunter. Für die Planungsphase sind es nur wenige Aufgaben (wir haben beschlossen, Fliesen, Schränke, Wandfarben und Beleuchtung zu erneuern; die Sanitärarmaturen werden ebenfalls ausgetauscht, bleiben aber an derselben Stelle – es müssen also keine Leitungen verlegt werden):

Gantt-Skala ändern, um mehr Details zu sehen

Die Bestellung ist mehr oder weniger unkompliziert, aber ein paar Dinge solltest du beachten:

• Achte bei der Bestellung auf jedes kleine Detail – die Person, die deine Bestellung aufnimmt, kann keine Gedanken lesen. Wenn du Artikel erhältst, die nicht genau deinen Vorstellungen entsprechen, kostet dich die erneute Bestellung oder Änderung zusätzliche Zeit und Nerven
• Die Lieferzeit kann etwas von dem abweichen, was dir genannt wurde – plane dieses mögliche Problem ein
• Bereite einen Platz vor, an dem die Artikel gelagert werden – achte darauf, dass die Lagerbedingungen den Vorgaben der Artikel entsprechen (nicht zu feucht usw.)
• Ein Teil, das du erst bestellen kannst, wenn die Unterschränke stehen, ist die Arbeitsplatte. Du kannst dir Zeit nehmen, die passende Platte zu finden und reservieren zu lassen, aber das tatsächliche Aufmaß ist erst möglich, wenn die Unterschränke eingebaut und befestigt sind.

Alle Artikel bestellen und die Lieferung verfolgen

Sobald die Bestellungen aufgegeben sind, weißt du ziemlich genau, wann die Artikel ankommen. Dann kannst du mit dem Abbau der alten Küche beginnen. Denk daran: Der Abbau besteht nicht nur darin, Hänge- und Unterschränke zu entfernen und zu entsorgen! Du musst auch schwere Teile (alte Arbeitsplatten, Geräte) ausbauen und für deren Abtransport und Entsorgung sorgen. Das kann Zeit, Mühe und zusätzliches Geld kosten! Bei den Geräten lohnt es sich, den Abbau mit der Lieferung der neuen abzustimmen. Die meisten Lieferanten bieten an, alte Geräte abzuholen und zu entsorgen (manche sogar kostenlos).

Abbauarbeiten entzerren, wenn nur ein Team zur Verfügung steht

Die nächste Phase ist der eigentliche Aufbau. Du solltest mit den schmutzigsten und staubigsten Arbeiten beginnen. Sinnvoll ist es, mit dem Glätten von Decke und Wänden anzufangen (dabei fällt viel Schleifarbeit an). Danach kannst du den Sperrholzboden mit Zementplatten verstärken. Als Nächstes folgt das Streichen von Decke und Wänden, dann das Verlegen der Fliesen. Zuletzt montierst du die Fußleiste und streichst sie.

Jetzt sind die Schränke an der Reihe. Sinnvoll ist es, mit den Hängeschränken zu beginnen, weil sie sich leichter montieren lassen, wenn der Platz darunter nicht von Unterschränken blockiert ist. In manchen Fällen muss vor der Montage der Hängeschränke noch die Beleuchtung verkabelt werden (für Lichter unter den Schränken) und die Lüftungsführung (für den Dunstabzug über dem Kochfeld) verlegt werden. Danach folgen die Unterschränke. Wie bei den Hängeschränken musst du zuerst sicherstellen, dass alle Sanitär- und Geräteanschlüsse vorbereitet sind.

Wenn die Unterschränke eingebaut und ausgerichtet sind, ist es Zeit, die Steinmetze zu rufen – für das Aufmaß der Arbeitsplatte. Hoffentlich hast du schon eine Platte ausgewählt und sie müssen sie nur noch zuschneiden …

In der Baumansicht Aufgaben desselben Zweigs hinzufügen

Zusätzliche Gruppierungen sorgen für Ordnung bei den Aufgaben

Der letzte Planungsschritt besteht darin, die Kosten für Artikel, die gekauft werden müssen, oder für Handwerksleistungen samt Arbeitskosten festzulegen.

Schritt 3: Zuweisungen

Der Plan steht – jetzt ist es Zeit, ihn umzusetzen. Der erste Teil der Umsetzung ist die Zuweisung. Jede Aufgabe sollte einer Person oder Firma zugewiesen werden, die für die Ausführung verantwortlich ist.

Aufgabe einer Person zuweisen / Datum der Verfügbarkeit

Schritt 4: Projektdurchführung

Sobald die Aufgaben zugewiesen sind, musst du den Fortschritt verfolgen – und dabei hilft dir die App für dein Heimprojekt. Wenn du den Fortschritt änderst, etwa von 0 auf 50 %, können auch die tatsächlich aufgewendete Zeit, das ausgegebene Geld und das verbrauchte Material automatisch aktualisiert werden. Oder du änderst sie manuell, wenn sie nicht direkt mit dem Fertigstellungsgrad zusammenhängen:

Zeit an Fertigstellung gekoppelt; Kosten nicht

Die beste Ansicht, um den Fertigstellungsgrad einer Aufgabe zu sehen, ist das Gantt-Diagramm. Es zeigt den Fortschritt einzelner Aufgaben sowie ganzer Gruppen (basierend auf ihren untergeordneten Aufgaben und Untergruppen). Neben dem Fertigstellungsgrad musst du auch dein Budget (Geld für Artikel und Arbeitskosten) und die Zeit im Auge behalten (um sicher zu sein, dass du „im Zeitplan“ bist)!

Fertigstellungsgrad in Prozent

Aufgewendete Zeit

Gesamtfortschritt des Projekts

Schritt 5: Abschluss und Mängelliste

Am Ende jedes Bauprojekts mit Handwerksbetrieben (ob Neubau oder nur eine Küchenerneuerung) steht eine wichtige Phase – die Mängelliste. Mit der Mängelliste teilt der Bauherr den Handwerkern vertraglich verbindlich mit, was nicht richtig ausgeführt wurde und nachgebessert werden muss. Üblicherweise gehört dazu ein Rundgang des Bauherrn mit dem Handwerker, bei dem (hoffentlich) kleinere Mängel und Unvollkommenheiten festgehalten werden. Entscheidend ist, alles so detailliert wie möglich zu dokumentieren und mit Fotos zu belegen.

Phase der Mängelliste

Details zu Punkt 1

Details zu Punkt 2

Wir hoffen, du hast jetzt die Küche deiner Träume! Und wir hoffen, wir konnten dir helfen, indem du eine App für dein Heimprojekt nutzen konntest!