Gestiona tu proyecto de reforma del hogar con tecnología

¿Listo para empezar un nuevo proyecto en casa? ¿Quieres renovar la cocina vieja con armarios y electrodomésticos modernos? ¿Quitar los azulejos con moho del baño y poner brillante mármol italiano? ¿Quieres terminar a tiempo y sin pasarte del presupuesto? ¡Asegúrate de no limitarte a contratar a un buen contratista, sino de usar también una metodología y unas herramientas de gestión de proyectos adecuadas!

Empecemos por la metodología. No hace falta ser un PMP (Project Management Professional) certificado para gestionar tu proyecto de reforma. Al fin y al cabo, en la mayoría de los casos no es tan complejo. Solo tienes que fijar un objetivo, enumerar lo que hay que hacer, poner esas tareas en el orden correcto, seguir su progreso y ajustar el plan de vez en cuando hasta terminar el trabajo.

Como a veces “el diablo está en los detalles”, es importante descomponer bien “lo que hay que hacer”. La planificación siempre debe empezar por bloques de trabajo grandes, que después se dividen en partes más pequeñas y manejables. La mejor forma de ilustrar esta metodología es usar como ejemplo un proyecto real en casa.

Caso práctico: renovar la cocina de casa

El objetivo principal es tener una “cocina de ensueño”. Esto fija la meta final de lo que quieres tener al terminar el proyecto. ¡Es importante describir el objetivo de la forma más clara posible!

Paso 1: plan general

El plan general enumera todas las actividades principales que hay que realizar para lograr el objetivo del proyecto. En el caso de la renovación de una cocina, normalmente son las siguientes:

Diseñar la nueva cocina
Pedir la nueva cocina
Desmontar la cocina vieja
Montar/instalar la nueva cocina

Bastante simple y directo, ¿verdad? Probablemente. Pero en la mayoría de los casos tendrás que coordinar a varios contratistas y varios proveedores, y deberás tener en cuenta la disponibilidad de los productos y los plazos de entrega. Los materiales hay que almacenarlos en algún lugar de la obra, igual que los escombros de lo que se retira… Todos estos son detalles que incorporaremos a las cuatro tareas principales anteriores. Para controlar todas esas piezas pequeñas necesitaremos la ayuda de la tecnología; es decir, una app para tu proyecto de reforma. Por ejemplo, un software de gestión de tareas.

Hoy en día hay en el mercado muchas herramientas buenas y completas de gestión de tareas y proyectos. No importa tanto cuál uses mientras se adapte a tu caso. Estos son algunos requisitos típicos para un software de un proyecto de tipo “reformar la cocina”:

Seguir las tareas por tiempo, dinero y materiales
Poder descomponer actividades grandes en tareas más pequeñas y manejables
Poder asignar tareas
Hacer que las tareas dependan unas de otras (por ejemplo: no puedes instalar los armarios antes de que los entreguen)
Controlar el calendario, es decir, mover tareas individuales o grupos enteros hacia delante y hacia atrás
Ser móvil (es decir, tener las herramientas disponibles “sobre la marcha”)

Paso 2: planificación detallada

Una vez elegida la herramienta, empecemos a trabajar con nuestras actividades grandes y a descomponerlas en tareas más pequeñas y manejables. Primero necesitamos un proyecto; vamos a crear uno guardado en iCloud (así podremos acceder a él desde el iPhone sobre la marcha y también desde nuestro iPad grande en casa). Todavía no sabemos cómo quedará nuestra cocina, pero hemos decidido usar los armarios Latitude de Lowe’s, así que podemos imaginar fácilmente que se parecerá a la de su catálogo web. A continuación crearemos las actividades principales que enumeramos antes:

Nuevo proyecto

Este y otros proyectos

Cuatro actividades principales

Todavía no sabemos exactamente cuánto durará cada actividad, pero tenemos una idea general. Para decidir el diseño de la nueva cocina probablemente dedicaremos un par de días. Hacer el pedido y recibirlo suele llevar otra semana, desmontar la cocina existente no tomará más de unos días y, por último, el montaje y la instalación llevan de 1 a 2 semanas. Actualicemos esas fechas y veamos las actividades en forma de gráfico (o, como se le llama en la gestión de proyectos: diagrama de Gantt):

Cuando usas la app para tu proyecto de reforma, puedes pulsar dos veces la línea de una tarea para editar visualmente su duración o moverla a lo largo de la línea de tiempo. Además de la estimación aproximada de tiempo de las actividades principales, también podemos plantear algunas suposiciones que nos ayudarán a terminar el proyecto antes y a usar los recursos con más eficiencia:

Algunas actividades no pueden empezar antes de que terminen otras (por ejemplo, no puedes hacer un pedido antes de decidir el diseño, ni empezar la instalación antes de retirar los armarios viejos)
Algunas actividades pueden hacerse al mismo tiempo que otras (por ejemplo, puedes empezar a desmontar los armarios viejos mientras esperas la entrega de los nuevos)

En un diagrama de Gantt estos vínculos y solapamientos se ven fácilmente. Para una actividad puedes definir una o varias más que sean predecesoras y puedan bloquear su inicio o su finalización. Las flechas del diagrama representan esas dependencias.

NOTA: para cada tarea o actividad tienes dos variables relacionadas con el tiempo: la fecha y hora de inicio y fin, y la duración total. Una tarea puede abarcar una semana (por ejemplo, de lunes a lunes), pero el tiempo real necesario para realizarla puede ser de solo 4 horas. Esto significa que esas 4 horas pueden emplearse en cualquier momento entre la fecha/hora de inicio y la de fin. Esta es la lista completa de atributos de tarea/actividad que puedes usar en tu planificación:

Detalles y propiedades de la tarea / actividad

Las actividades principales ya están listas. Ahora podemos descomponerlas en tareas más pequeñas. Como regla general, conviene ir de la actividad grande a la mediana y a la pequeña. Dividamos cada una de nuestras cuatro actividades en un siguiente nivel de tareas. Para la parte de planificación son solo unas pocas tareas (decidimos renovar los azulejos, los armarios, los colores de las paredes y las luces; los accesorios de fontanería también se renovarán, pero seguirán en el mismo sitio, así que no hace falta mover tuberías):

Cambia la escala del Gantt para ver más detalles

Hacer el pedido es más o menos sencillo, pero debes recordar algunas cosas:

Presta atención a cada pequeño detalle al pedir: la persona que registra tu pedido no puede leerte la mente. Si recibes artículos que no son exactamente como los necesitas, habrá tiempo extra y dolores de cabeza para volver a pedir o corregir el pedido
El plazo de entrega puede ser algo distinto del que te dijeron; ten en cuenta este posible problema
Prepara el lugar donde se almacenarán los artículos y asegúrate de que las condiciones de almacenamiento cumplan sus especificaciones (que no haya demasiada humedad, etc.)
Hay una pieza que no puedes pedir sin tener ya colocados los armarios bajos: la encimera. Puedes tomarte el tiempo de buscar la losa adecuada y reservarla, pero las medidas reales solo pueden tomarse cuando los armarios bajos (la base) estén instalados y fijados.

Pide todos los artículos y sigue la entrega

Cuando los pedidos están hechos, ya sabes más o menos cuándo llegarán los artículos. Así que puedes empezar a desmontar la cocina vieja. ¡Recuerda que desmontar no es solo quitar y desechar los armarios altos y bajos! También tendrás que retirar objetos pesados (encimeras viejas, electrodomésticos) y organizar su transporte y eliminación adecuados. ¡Puede requerir tiempo, esfuerzo y dinero extra! En el caso de los electrodomésticos, quizá te convenga sincronizarlo con la entrega de los nuevos. La mayoría de los proveedores ofrecen retirar y llevarse los electrodomésticos viejos (algunos incluso lo hacen gratis).

Escalona las tareas de desmontaje si solo tienes una cuadrilla

La siguiente fase es la obra propiamente dicha. Hay que empezar por el trabajo más sucio y polvoriento. Tiene sentido empezar nivelando el techo y las paredes (con mucho lijado). Después puedes reforzar el contrachapado del suelo con una placa de cemento. A continuación se pintan el techo y las paredes. Luego se colocan los azulejos. Por último, hay que instalar el zócalo y pintarlo.

Ahora es el momento de los armarios. Tiene sentido empezar por los armarios altos, porque es más fácil instalarlos sin tener el espacio inferior bloqueado por los armarios bajos. En algunos casos, antes de instalar los armarios altos hay que hacer el cableado de las luces (para las luces bajo los armarios) y el conducto de ventilación (para la campana de la encimera de cocción). Después, los armarios bajos. Igual que con los altos, primero tendrás que asegurarte de que toda la fontanería y las instalaciones eléctricas de los electrodomésticos estén listas.

Cuando los armarios bajos estén instalados y nivelados, es hora de llamar a los de la encimera de granito para que tomen las medidas. Con suerte, ya habrás elegido la losa y solo les quedará cortarla…

Usa la vista de árbol para añadir tareas de la misma rama

Usa agrupaciones adicionales para mantener las tareas organizadas

El último paso de la planificación es definir los costes de los artículos que hay que comprar o de los servicios de contratistas con su mano de obra.

Paso 3: asignaciones

El plan está listo; ahora toca ejecutarlo. La primera parte de la ejecución es asignar las tareas. Cada tarea debe asignarse a una persona o empresa responsable de realizarla.

Asigna la tarea a una persona / fecha en que esté disponible

Paso 4: ejecución del proyecto

Una vez asignadas las tareas, tendrás que seguir el progreso de la ejecución, y eso resulta más fácil si usas la app para tu proyecto de reforma. Cuando cambias el progreso, por ejemplo de 0 a 50 %, también puedes actualizar automáticamente el tiempo, el dinero y los materiales reales gastados en la tarea. O cambiarlos manualmente si no guardan una relación directa con el porcentaje de avance:

El tiempo está vinculado al avance; el coste, no

La mejor vista para ver el porcentaje de avance de una tarea es el diagrama de Gantt. Muestra el avance de cada tarea y también el de grupos enteros (calculado a partir de sus tareas hijas y subgrupos). Además del avance, también tienes que controlar tu presupuesto (el dinero gastado en artículos y mano de obra) y el tiempo (para estar seguro de que vas “según lo previsto”).

Porcentaje de avance

Tiempo empleado

Avance total del proyecto

Paso 5: finalización y lista de repasos

Al final de cada proyecto de construcción en el que intervienen contratistas (ya sea la construcción de una casa nueva o solo la renovación de una cocina) hay una fase importante: la lista de repasos (punchlist). La lista de repasos es la forma contractual que tiene el propietario del proyecto de indicar a los contratistas lo que no está bien hecho para que lo corrijan. Normalmente incluye un recorrido del propietario con el contratista y el registro de los defectos e imperfecciones (con suerte, menores) que hay que arreglar. Lo fundamental es documentarlos todos con el mayor detalle posible, junto con fotos que los ilustren.

Fase de lista de repasos

Detalles del elemento 1

Detalles del elemento 2

¡Esperamos que ya tengas la cocina de tus sueños! ¡Y esperamos haberte ayudado a usar una app para tu proyecto de reforma!