OXiGENATOR

Как управлять домашним проектом при помощи технологии

Главная »  Блог »  Как управлять домашним проектом при помощи технологии

Готовы начать дома новый проект? Оборудуете кухню современной мебелью и устройствами? Заменяете заплесневелый кафель в ванной комнате на новый блестящей итальянский мрамор? Хотите уложиться в отведенное время и бюджет? Убедитесь, что вы не только наняли хорошего подрядчика, но также используете правильную методологию управления проектам и надлежащие инструменты управления!

Сначала давайте определимся с методологией. Вам не требуется быть сертифицированным PMP (Профессионал в управлении проектами) чтобы управлять вашим домашним проектом. В конце концов, в большинстве случаев это не очень сложные проекты. Все, что вам нужно это задать цели, сформировать список того, что необходимо сделать, расписать задачи в надлежащем порядке, отслеживать их прогресс, и время от времени выполнять некоторые корректировки в плане.

Поскольку обычно “дьявол кроется в деталях”, правильная декомпозиция “того, что необходимо сделать” очень важна. Планирование должно всегда начинаться с крупных работ, которые затем нужно делить на меньшие и более управляемые части. Для иллюстрации этой методологии лучше всего использовать реальный домашний проект в качестве примера.

Пример использования: Обновление кухни в вашем доме

Основная цель заключается в оборудовании в вашем доме “Кухни мечты”. Это и есть пример задания конечной цели - того, что вы хотите иметь по завершению проекта. Важно задавать цели как можно более четкими!

Шаг 1: Высокоуровневый план

В высокоуровневом план отражены основные мероприятия, которые необходимо выполнить для достижения цели проекта. В случае обновления кухня это обычно включает следующие виды деятельности:

  1. Дизайн новый кухни
  2. Заказ новой кухни
  3. Слом старый кухни
  4. Постройка и установка новой

Довольно просто и прямолинейно, не так ли? Вероятно. Но в большинстве случаев вам необходимо использовать несколько подрядчиков, будут участвовать несколько поставщиков, вы должны учесть доступности и время доставки товаров. Товар (кухонный шкафчики и оборудование) должен храниться где-то на месте, а также и мусор от удаления старой кухни… Все эти детали мы и будем включать в четыре задачи, основные выше. Для того, чтобы отслеживать все эти большие и маленькие части нам понадобится помощь технологии – а именно. Вам нужно использовать приложение для вашего дома проекта. Пример – программное обеспечение для управления задачами.

Сегодня существует много красиво и всеобъемлющей задачи / средства управления проектами, доступные на рынке. Это не столько важно какое из них использовать, сколько то, чтобы оно подходило именно для вашего конкретного случая. Вот несколько типовых требований к программному обеспечению для “проекта типа”-Замена кухни:

  • Отслеживание задач по времени, деньгам и материалам
  • Возможность разложить крупные этапы на более мелкие и управляемые задачи
  • Выполнение назначения подрядчиков на задачи
  • Поменять одни задачи зависимыми от других (например: Вы не сможете установить шкафчики, прежде чем они будут вам доставлены со склада)
  • Иметь удобный контроль над временем начала и окончания задач – а именно. возможность перемещения отдельных задач или целые группы взад и вперед
  • Быть мобильным (а именно. иметь доступ к инструментам планирования и контроля будучи “на бегу”)

Шаг 2: ДЕТАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

Когда выбран инструмент управления – можно начать описывать проект с крупных этапов, и затем раскладывать их на меньшие и более управляемые задачи. Сначала нам нужно сделать проект – Давайте сделаем такой, который будет хранится в iCloud (а именно. мы сможем иметь доступ к нему через iPhone, находясь "в поле", а также через iPad, находясь дома или в офисе). Мы еще не знаем, как точно будет выглядеть наша кухня, но мы решили – хотим использовать шкафчики Lowe's Latitude Cabinets – это поможет нам легко предсказать, как может выглядеть кухня используя фотографии с их веб-сайт каталога! Далее мы сделаем задачи по основным направлениям работ, которые мы перечислили выше:

Мы пока не знаем в точности, сколько займет каждый этап, но есть общее представление. Поселиться на новый дизайн кухни мы вероятно будет потратить пару дней. Заказ и доставка товаров обычно занимает неделю, снос существующей кухни не займет больше, чем несколько дней и наконец – строительство и монтаж новой: 1-2 недели. Давайте обновлять эти даты и взглянуть на деятельность в форме графа (или как это называют профессиональные управленцы проектами: диаграмме Ганта):

При использовании приложение для вашего дома проекта, Вы можете двойн выстукиваете задачи линии – визуально редактировать их продолжительность, а также перемещать их вдоль временной шкалы. В дополнение к грубой временной оценке основных этапов проекта мы также можем сделать несколько предположений, которые помогут нам завершить проект быстрее, и более эффективно использовать ресурсы:

  • Некоторые задачи не могут быть начаты до того, как другие закончены (например вы не можете сделать заказ кухни до того, как вы определились с дизайном; или вы не можете начать установку новых шкафчиков, прежде чем вы убрали старые)
  • Некоторые задачи можно выполнять одновременно с другими - параллельно (так вы можете начать снос старых шкафов пока ожидаете доставку новых)

На диаграмме Ганта такие варианты очень легко отследить. Для одной конкретной задачи вы можете определить один или несколько, предшественников, которые могут блокировать ее начало или окончание. Стрелки на диаграмме будет представлять эти зависимости.

ВНИМАНИЕ!: для каждой задачи или этапа имеется две переменные, относящиеся ко времени: Начало / Окончание, а также общая продолжительность. Задача может длиться неделю (а именно. с понедельника по понедельник), но фактическое время, необходимое для ее выполнения может быть всего 4 часа. Это означает, что эти 4 часа можно потратить в любое время между датой/временем начала и окончания. Вот полный список атрибутов задач, которые вы можете использовать для вашего планирования:

Основные этапы заданы. Теперь мы готовы разложить их на более мелкие задачи. Общее правило заключается в том, чтобы идти от больше крупных этапов и задач к средним и малым. Давайте разберем каждый из наших четырех мероприятий на следующий уровень задачи. Для планирования часть – Это только несколько задач (мы решили обновить кафель, шкафчики, перекрасить стены и обновить освещение; сантехника также будет обновлена, но останется на прежних местах - то есть не потребуется работа по переносу труб):

Процесс заказа более менее ясен, но необходимо помнить о нескольких вещах:

  • Обратите внимание на каждую мелочь когда выполняете заказ – менеджер, который размещает заказ не умеет читать ваши мысли. Если вы получаете не совсем то оборудование, что планировали – то вам потом потребуется дополнительное время и будет головная боль по переделке или внесению поправок в процесс
  • Время доставки может оказаться иным, чем вам говорили – обязательно учтите эту потенциальную проблему
  • Подготовьте место, где будут храниться элементы новой кухни – убедитесь, что условия хранения соответствуют спецификации товара (не слишком влажные, и т.п.)
  • Одну часть кухни вы точно не сможете заказать, пока не установите напольные шкафчики - это столешница. Скорее всего вам понадобится время, чтобы найти надлежащий кусок гранта и зарезервировать его у поставщика, однако окончательные измерения можно сделать только после того, как напольные (нижние) шкафчики установлены и зафиксированы.

Когда заказы сделаны – вы более-менее знаете, когда компоненты прибудут. Теперь вы можете начинать снос старой кухни. Помните, что разрушает включает не только удаление и утилизацию старых шкафчиков со стены и пола! Вам также нужно будет удалять тяжелые предметы (старые столешницы, оборудование) и заказ их надлежащего увоза и утилизации. Это может занять время, потребовать усилий и дополнительных денег! Утилизацию старого оборудования можно синхронизировать с доставкой нового. Большинство поставщиков кухонной техники предлагают варианты для увоза и утилизации старой (Некоторые даже предлагают сделать это бесплатно).

Следующий этап — собственно строительство. Вам нужно начать с наиболее грязной и пыльной работы. Имеет смысл начать со штукатурки и выравнивания потолка и стен (они предполагают много шкуренья). Следующим вы можете начать укреплять фанерный пол при помощи цементных плит. Покраска потолка и стен идут следующими. Затем кладем плитку. Последний вам будет нужно установить платы и покрасить.

Теперь подошло время и для шкафчиков. Имеет смысл начинать с настенных шкафчиков, поскольку их легче устанавливать если доступ не блокируется нижними. В некоторых случаях вам также придется сделать электропроводку за настенными шкафчиками (для нижней подсветки) и возможно выполнить прокладку труб вентиляции (для вытяжки от плиты). Следующая важная работа – установка нижних шкафчиков. Как и в случае с настенными шкафчиками, сперва вам нужно убедиться, что все трубы и электропроводка для техники на месте.

Когда нижние шкафчики установлены и выровнены по уровню – время для звонка гранитному подрядчику – для выполнения измерений на столешницу. Надеемся что вы уже выбрали гранитную плиту и все, что осталось - это вырезать из нее столешницу и отшлифовать…

На последнем шаге планирования необходимо указать затраты на оборудование, которое необходимо приобрести и затраты на услуги подрядчиков.

Шаг 3: Назначения на задачи

План готов – теперь настало время для его исполнения. Исполнение начинается с раздачи задач исполнителям (назначения). Каждая задача должна быть назначена на человека или компанию,, которые отвечают за ее выполнение.

Шаг 4: Собственно исполнение проекта

После назначений, Вам нужно будет отслеживать ход выполнения и это помогает, когда вы используете приложение для вашего дома проекта. Когда часть задачи выполнена вы меняете ее процент выполения, скажем с 0 на 50% Вы также можете автоматически обновлять фактическое время работы, затраты (деньги) и материалы потраченные за пройденный процент исполнения задачи. Или изменить их вручную, если они не являются зависят непосредственно от процента завершения:

Лучшее представление для оценки процента исполнения задач - это диаграмма Ганта. На ней отображаются как отдельные задачи, так и целые группы (на основе включенных в них задач и подгрупп). Помимо завершения необходимо также контролировать и бюджет (деньги, потраченные на материалы и расходы на оплату труда) и времени (а именно. чтобы быть уверенным – вы идете “по расписанию”)!

Шаг 5: Завершение проекта и панчлист

В конце каждого строительного проекта в котором имеются подрядчики (является ли это строительство здания нового дома или просто обновление кухни) есть один очень важный этап – панчлист. Панчлист - это договорное обязательство подрядчика перед заказчиком исправить недочеты из однократно сделанного списка. Обычно панчлист включает совместный обход участка строительства владельцем и подрядчиком, и запись (того) что является незначительными дефектами и недоделками. Важно – их соответствующая документация, включая как можно более полную информацию и сопровождение недоделов фото иллюстрациями.

Мы надеемся, что теперь у вас получилась кухня вашей мечты! И что мы в этом тоже немного помогли вам - сделав для вас программу, которую вы применили для вашего домашнего проекта!